Business analyse en PIM advies: zo leg je de basis voor een goede PIM-keuze

Wat is een PIM-systeem?

PIM staat voor Product Information Management. Het is software waarin je alle informatie over je producten op één centrale plek beheert. Denk aan technische specificaties, productteksten, afmetingen, afbeeldingen, handleidingen, vertalingen en gegevens die per verkoopkanaal verschillen.

Een voorbeeld maakt duidelijk waarom dat handig is. Stel dat een groothandel in installatiemateriaal 15.000 artikelen verkoopt via een eigen webshop, twee online marktplaatsen en een gedrukte catalogus. Zonder PIM houdt elke afdeling vaak een eigen versie van de productinformatie bij. Marketing past teksten aan voor de webshop, de inkoopafdeling werkt met de gegevens van leveranciers en iemand anders maakt een aparte export voor de marktplaats. Verandert er iets aan een product, dan moet dat op vier plekken worden aangepast. In een PIM-systeem pas je het één keer aan, waarna het systeem de juiste informatie naar elk kanaal stuurt.

Het verschil tussen PIM en ERP

Een vraag die vaak opkomt, is waarom je een PIM nodig hebt als je al een ERP-systeem gebruikt. Het antwoord zit in het soort informatie. Een ERP-systeem richt zich vooral op de bedrijfsvoering: prijzen, voorraad, inkoop, orders en facturen. Een PIM richt zich op de inhoud rondom het product: hoe je het beschrijft, welke kenmerken het heeft en hoe het eruitziet op een website.

In de praktijk werken beide systemen samen. Het ERP levert basisgegevens zoals artikelnummer en prijs. Het PIM verrijkt die gegevens met alles wat een klant nodig heeft om een goede keuze te maken.

Waarom productinformatie zo vaak een knelpunt wordt

Problemen met productdata ontstaan meestal geleidelijk. Er is geen moment waarop alles ineens misgaat. Het wordt simpelweg steeds lastiger om het overzicht te bewaren. Herkenbare signalen zijn:

Productinformatie staat verspreid over spreadsheets, mappen, mailboxen en losse systemen. Het duurt weken voordat een nieuw product online staat. Klanten sturen retouren omdat de informatie op de website niet klopt. Een nieuw verkoopkanaal toevoegen kost veel handmatig werk. Niemand weet precies welke versie van een productbeschrijving de juiste is. En vertalingen lopen achter op de Nederlandse teksten.

Herken je een aantal van deze punten, dan is de verleiding groot om direct naar oplossingen te zoeken. Dat is begrijpelijk, maar niet altijd de beste volgorde.

Waarom je niet bij de software begint

De markt voor PIM-software is de afgelopen jaren flink gegroeid. Er zijn eenvoudige tools voor kleinere webshops en uitgebreide platforms voor internationale organisaties met honderdduizenden artikelen. Veel van die pakketten zien er in een demo overtuigend uit. Ze laten nette overzichten zien, slimme workflows en koppelingen met bekende verkoopkanalen.

Het risico is dat je een pakket beoordeelt op wat de leverancier laat zien, en niet op wat jouw organisatie nodig heeft. Een PIM-systeem lost bovendien geen problemen op die eigenlijk in de werkwijze zitten. Als niemand verantwoordelijk is voor de kwaliteit van productdata, verandert dat niet doordat er nieuwe software komt. Je verplaatst de rommel dan alleen naar een duurder systeem.

Daarom loont het om eerst goed te kijken naar je eigen processen, gegevens en mensen. Precies daar komt business analyse in beeld.

Wat business analyse inhoudt bij een PIM-traject

Bij een business analyse breng je in kaart hoe werk nu verloopt, waar het wringt en wat er nodig is om het beter te laten werken. Bij productinformatie draait dat om een paar vaste onderdelen.

De reis van productdata in kaart brengen

Elke organisatie heeft een eigen route waarlangs productinformatie loopt. Die route begint vaak bij de leverancier, die gegevens aanlevert in een bepaald formaat. Daarna vult iemand de informatie aan, schrijft teksten, voegt afbeeldingen toe en controleert of alles klopt. Uiteindelijk gaat de informatie naar de webshop, marktplaatsen, printmaterialen of klantportalen.

Door die route stap voor stap uit te tekenen, zie je waar vertraging ontstaat, waar gegevens handmatig worden overgetypt en waar fouten insluipen. Vaak blijkt dat een groot deel van de tijd niet gaat zitten in het schrijven van teksten, maar in het zoeken naar ontbrekende gegevens of het omzetten van bestanden.

Het datamodel en de datakwaliteit

Een tweede onderdeel is de vraag welke informatie je per product wilt vastleggen. Dat heet ook wel het datamodel. Welke kenmerken zijn belangrijk voor een boormachine, en welke voor een kraan of een kabel? Hoe deel je je assortiment in categorieën in? En welke gegevens zijn verplicht voordat een product online mag?

In sommige branches bestaan daar standaarden voor. In de technische groothandel wordt bijvoorbeeld vaak gewerkt met ETIM, een classificatiesysteem dat vastlegt welke kenmerken bij welk type product horen. In de levensmiddelensector speelt GS1 een grote rol bij het uitwisselen van productgegevens. Een analyse laat zien of zulke standaarden voor jouw organisatie van belang zijn, en of een PIM-systeem ermee overweg moet kunnen.

Tegelijk kijk je naar de kwaliteit van je huidige gegevens. Hoe volledig zijn ze? Zijn er dubbele artikelen? Kloppen eenheden en maten? Die inzichten bepalen later hoeveel werk de overstap naar een nieuw systeem kost.

Rollen en eigenaarschap

Productinformatie is van iedereen, en daardoor soms van niemand. Inkoop voegt artikelen toe, marketing schrijft teksten, productspecialisten controleren technische gegevens en e-commerce publiceert alles online. Als niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, blijven taken liggen of doen mensen dubbel werk.

Een analyse brengt die rollen in beeld en helpt om afspraken te maken. Wie mag een product aanmaken? Wie keurt teksten goed? Wanneer is een product compleet genoeg om te publiceren? Dit wordt ook wel data governance genoemd: het geheel van afspraken over hoe je met gegevens omgaat. Het klinkt formeel, maar in de praktijk gaat het om heldere en werkbare afspraken.

Het systeemlandschap en de koppelingen

Een PIM staat nooit los van de rest van je software. Het haalt gegevens op uit je ERP, ontvangt bestanden van leveranciers en stuurt informatie door naar je webshop en andere kanalen. Soms is er ook een apart systeem voor afbeeldingen en documenten, een zogeheten DAM (Digital Asset Management).

Door het hele landschap in kaart te brengen, weet je welke koppelingen nodig zijn en welk systeem voor welke gegevens leidend is. Dat voorkomt verrassingen tijdens de implementatie, zoals een prijs die in twee systemen wordt bijgehouden en daardoor regelmatig niet overeenkomt.

Van analyse naar een onderbouwde PIM-keuze

Met de uitkomsten van de analyse heb je een stevig fundament. Je weet hoe je processen lopen, welke gegevens je nodig hebt, wie ermee werkt en met welke systemen een PIM moet samenwerken. Onafhankelijk PIM advies vertaalt die inzichten vervolgens naar concrete eisen en een gerichte vergelijking van pakketten.

Een programma van eisen opstellen

Op basis van de analyse stel je een overzicht op van wat het systeem moet kunnen. Het helpt om eisen in te delen in wat noodzakelijk is, wat wenselijk is en wat prettig is om te hebben. Denk aan zaken als:

het aantal artikelen en de verwachte groei, het aantal talen en verkoopkanalen, ondersteuning voor branchestandaarden zoals ETIM of GS1, workflows voor het aanvullen en goedkeuren van productdata, koppelingen met je ERP, webshop en marktplaatsen, de mogelijkheid om leveranciers zelf gegevens te laten aanleveren en het beheer van afbeeldingen en documenten.

Zo voorkom je dat een aantrekkelijke extra functie zwaarder gaat wegen dan een basisbehoefte.

Verschillende soorten PIM-oplossingen

Niet elk PIM-systeem is hetzelfde. Sommige pakketten zijn gespecialiseerd en bieden veel diepgang op het gebied van datamodellen, workflows en kanaalbeheer. Andere maken deel uit van een groter platform, bijvoorbeeld een e-commerceplatform of een ERP-pakket met een productmodule. Daarnaast verschillen pakketten in de mate waarin ze afbeeldingen en documenten kunnen beheren.

Welke route het beste past, hangt af van de complexiteit van je assortiment en je ambities. Een organisatie met een overzichtelijk assortiment en één webshop heeft andere behoeften dan een fabrikant die in tien landen via distributeurs verkoopt.

Demonstraties met je eigen gegevens

Een standaard demo laat vooral zien wat een pakket allemaal kan. Veel waardevoller is het om leveranciers te vragen te werken met een selectie van jouw eigen productdata en scenario's. Bijvoorbeeld: een leverancier levert een bestand aan met 200 nieuwe artikelen, waarvan een deel onvolledig is. Hoe signaleert het systeem dat? Hoe vult een medewerker de ontbrekende gegevens aan? En hoe komt het product daarna op de webshop en een marktplaats terecht?

Zo zie je niet alleen of de software het kan, maar ook hoeveel moeite het kost en hoe prettig het werkt voor de mensen die er dagelijks mee bezig zijn.

Veelgemaakte fouten bij een PIM-traject

Ervaring laat zien dat bepaalde valkuilen steeds terugkomen. Een paar voorbeelden:

De datakwaliteit onderschatten is een veelgemaakte fout: veel organisaties ontdekken pas tijdens de implementatie hoeveel gegevens ontbreken of niet kloppen. Daarnaast kiezen sommige bedrijven te snel op basis van functies, terwijl een uitgebreid pakket niet automatisch beter is als je een groot deel van de mogelijkheden niet gebruikt. Ook het aanwijzen van een eigenaar wordt regelmatig overgeslagen: zonder iemand die verantwoordelijk is voor productdata, verwatert de kwaliteit ook in een nieuw systeem. Verder willen organisaties soms alles in één keer doen, maar een PIM gefaseerd invoeren, bijvoorbeeld per productgroep of kanaal, maakt het traject beter beheersbaar. Tot slot worden gebruikers te laat betrokken, terwijl de mensen die dagelijks productinformatie bijwerken vaak precies weten waar het in de praktijk wringt.

De waarde van analyse tijdens de implementatie

Een goede analyse is niet alleen nuttig bij het kiezen van een systeem. Ook tijdens de invoering haal je er profijt uit. Het datamodel dat je hebt uitgewerkt, vormt de basis voor de inrichting van het PIM. De afspraken over rollen en verantwoordelijkheden vertalen zich naar workflows en rechten in het systeem. En het inzicht in je datakwaliteit helpt om realistisch te plannen hoeveel tijd het opschonen en overzetten van gegevens kost.

Een zorgvuldige software implementatie bouwt voort op die basis. Daarbij gaat het om meer dan techniek. Medewerkers moeten leren werken met nieuwe processen, en dat vraagt om tijd, uitleg en ruimte om te oefenen. Juist omdat de analyse al heeft laten zien hoe mensen werken, kun je de training afstemmen op hun dagelijkse praktijk.

Wanneer is een PIM adviseur zinvol?

Veel organisaties kiezen maar eens in de zoveel jaar een nieuw PIM-systeem, en vaak is het zelfs de eerste keer. Interne ervaring met zo'n traject is daardoor beperkt. Bovendien raakt productinformatie meerdere afdelingen, die elk hun eigen belangen hebben.

Een onafhankelijke PIM adviseur kan helpen om structuur aan te brengen en de juiste vragen te stellen. Omdat een onafhankelijke adviseur niet gebonden is aan een leverancier, ligt de focus op wat bij jouw organisatie past. Dat is vooral waardevol wanneer je assortiment complex is, wanneer je in meerdere landen of kanalen verkoopt of wanneer interne discussies blijven rondgaan zonder dat er een besluit valt.

‍