PIM, ERP of WMS: Welke puzzelstukjes mis jij?

Het groeiende huis: een metafoor die het duidelijk maakt
‍

Stel je voor dat je bedrijf een huis is. Een huis dat je ooit klein hebt gebouwd, maar dat inmiddels steeds meer verdiepingen telt. De fundering staat er al: stevig, betrouwbaar en onmisbaar. Zonder die fundering zakt alles in elkaar.
‍

Maar een fundering alleen maakt geen fijn huis. Je hebt ook inrichting nodig, zodat bezoekers weten wat ze kunnen verwachten en waar alles staat. En je hebt een logistiek systeem nodig, zodat alles op het juiste moment op de juiste plek is. Het maken van de juiste keuzes voor deze uitbreidingen begint altijd bij een grondige Business Analyse, zodat je precies weet welke behoeften de fundering moet ondersteunen.
‍

Die metafoor vertaalt zich als volgt naar de praktijk:
‍

De fundering is je ERP. Het ERP-systeem beheert de kern van je bedrijfsvoering: financiën, inkoop, verkoop, productieplanning en personeelsbeheer. Zonder ERP ontbreekt het overzicht over je hele organisatie.
‍

De inrichting is je PIM. Het PIM-systeem beheert al je productinformatie: omschrijvingen, specificaties, afbeeldingen, vertalingen en kanaalspecifieke content. Zonder PIM is de informatie die je naar klanten stuurt onbetrouwbaar of inconsistent.
‍

De logistiek is je WMS. Het WMS-systeem beheert je magazijn: ontvangst van goederen, opslag, picklijsten, verpakking en verzending. Zonder WMS verlies je de grip op wat er fysiek in je magazijn gebeurt.
‍

Elk systeem heeft een eigen, duidelijke rol. Ze vullen elkaar aan, ze vervangen elkaar niet. Het proces om te bepalen welk pakket het beste bij jouw specifieke huis past, noemen we een zorgvuldige Softwareselectie.
‍

Wat doet een ERP precies?
‍

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Het is het zenuwcentrum van je organisatie. Denk aan boekhouding, debiteuren- en crediteurenadministratie, inkooporders, verkooporders en rapportages. Populaire ERP-systemen zijn SAP, Microsoft Dynamics, AFAS en Exact.
‍

Een ERP weet hoeveel je hebt ingekocht, voor welke prijs en van welke leverancier. Het weet wat je hebt verkocht en aan wie. Het koppelt die informatie aan je financiële administratie. Kortom: het ERP vertelt je hoe je bedrijf er zakelijk voor staat.
‍

Wat een ERP niet goed kan, is het beheren van rijke productinformatie voor meerdere kanalen, en het aansturen van complexe magazijnprocessen op detailniveau. Daar liggen de grenzen van het systeem.
‍

Wat doet een PIM precies?
‍

PIM staat voor Product Information Management. Waar een ERP je vertelt dat je 200 stuks van een product op voorraad hebt, vertelt een PIM je wat dat product precies is, hoe het eruitziet en hoe je het beschrijft op je webshop, in je catalogus of voor je buitenlandse markt.
‍

Stel je verkoopt 5.000 artikelen via je eigen webshop, via bol.com en via een partner in Duitsland. Dan heb je voor al die kanalen de juiste teksten, afbeeldingen en specificaties nodig, in de juiste taal en het juiste formaat. Dat handmatig bijhouden in spreadsheets of in je ERP is een recept voor fouten, dubbel werk en gefrustreerde medewerkers.
‍

Een PIM-systeem, zoals Akeneo, Plytix of Salsify, centraliseert al die productdata. Wijzig je een specificatie? Dan wordt die automatisch doorgevoerd naar alle kanalen. Voeg je een nieuwe taal toe? Dan weet het systeem exact welke vertalingen nog ontbreken.
‍

Voor bedrijven met een groot of complex assortiment, meerdere verkoopkanalen of internationale ambities is een PIM geen luxe, maar een logische stap.
‍

Wat doet een WMS precies?
‍

WMS staat voor Warehouse Management System. Terwijl een ERP weet dat er een order is binnengekomen, en een PIM weet wat het product is, weet een WMS precies waar dat product in het magazijn ligt, wie het moet picken, hoe het verpakt moet worden en wanneer het de deur uit moet.
‍

Een WMS stuurt de fysieke stroom van goederen aan. Het optimaliseert looproutes voor magazijnmedewerkers, registreert inkomende leveringen op locatieniveau en zorgt dat pickfouten tot een minimum worden beperkt. Voor kleine magazijnen met een beperkt assortiment is een WMS vaak niet nodig. Maar zodra het volume, de complexiteit of de nauwkeurigheidseisen toenemen, wordt het een heel ander verhaal.
‍

Bekende WMS-systemen zijn Warehouse Management van Manhattan Associates, Nedap iD Cloud en MyWMS. De keuze hangt sterk af van je branche, je volume en je bestaande IT-landschap.
‍

De drie systemen samengebracht
‍

Nu wordt het interessant. In de praktijk werken PIM, ERP en WMS samen als puzzelstukjes. Ze wisselen informatie uit, maar elk systeem blijft de baas over zijn eigen domein.
‍

Een typische flow ziet er zo uit:

1. ERP ontvangt een inkooporder van een leverancier en registreert de financiële transactie.
2. WMS ontvangt de fysieke goederen, slaat ze op de juiste locatie op en bevestigt de ontvangst terug aan het ERP.
3. PIM beheert de productinformatie die bij die goederen hoort en zorgt dat alle verkoopkanalen de juiste content ontvangen.
4. Wanneer een klant bestelt, stuurt het ERP de order door naar het WMS, dat de pick, pack en ship-processen uitvoert.
5. Bevestiging van verzending gaat terug naar het ERP, zodat facturatie en administratie kloppen.
   ‍

Elk systeem doet wat het het beste kan. Geen overlap, geen hiaten. Mits alles goed is ingericht en gekoppeld.
‍

Welk puzzelstukje mis jij?
‍

De vraag is dus niet welk systeem het beste is, maar welk systeem jouw organisatie op dit moment mist. Hieronder vind je een aantal signalen per systeem.
‍

Signalen dat je een beter PIM nodig hebt

• Productinformatie staat verspreid over spreadsheets, mails en mappen.
• Medewerkers weten niet welke versie van een productbeschrijving de juiste is.
• Webshopfouten zijn regelmatig te herleiden naar onjuiste of verouderde productdata.
• Je verkoopt via meerdere kanalen, maar het bijhouden van kanaalkopieën kost te veel tijd.
• Internationalisering stagneert omdat vertalingen niet gestructureerd worden bijgehouden.
  ‍

Signalen dat je een beter WMS nodig hebt

• Pickfouten komen regelmatig voor en kosten je klantvertrouwen.
• Magazijnmedewerkers lopen inefficiënte routes door gebrek aan locatiebeheer.
• Voorraden in je ERP wijken af van de werkelijkheid in je magazijn.
• Je hebt moeite om piekmomenten op te vangen zonder extra personeel.
• Retouren worden handmatig verwerkt, wat leidt tot fouten en vertraging.
  ‍

Signalen dat je ERP niet meer toereikend is

• Financiële rapportages kosten te veel tijd en bevatten te veel handmatige correcties.
• Verschillende afdelingen werken met aparte systemen die niet met elkaar communiceren.
• Groeiplannen stuiten steeds op limieten van je huidige software.
  ‍

Integratie: de lijm tussen de puzzelstukjes

Een PIM, ERP en WMS zijn afzonderlijk krachtig, maar hun echte waarde komt pas tot uiting als ze goed samenwerken. Dat vraagt om doordachte integraties, heldere data-eigenaarschap en een architectuur die past bij de schaal en ambities van je bedrijf.

Veel MKB+ bedrijven worstelen niet met de systemen zelf, maar met de verbindingen ertussen. Data die niet synchroon loopt, koppelingen die haperen na een update, of medewerkers die niet weten welk systeem leidend is. Dat zijn oplosbare problemen, maar ze vragen wel om een heldere aanpak.

Het begint met een eerlijke inventarisatie: wat heb je nu, wat doet elk systeem, en waar zitten de zwakke schakels?
‍

Zet de volgende stap met de juiste begeleiding

Een groeiend bedrijf vraagt om een IT-landschap dat meegroeit. Niet alles tegelijk, maar stap voor stap, met de juiste prioriteiten. Forwaard helpt MKB+ organisaties om grip te krijgen op hun systemen, van het in kaart brengen van de huidige situatie tot het begeleiden van implementaties en integraties.

Benieuwd welk puzzelstukje jouw organisatie mist? Neem contact op met Forwaard voor een vrijblijvend gesprek. Samen kijken we naar je huidige IT-landschap en waar de grootste winst te behalen valt.