De eerste 100 dagen na de Go Live succesvol doorkomen
De slingers zijn opgeruimd en de taart is op. Je nieuwe software is eindelijk live. Het projectteam slaakt een zucht van verlichting, want het harde werken zit erop. Tenminste, dat denkt men vaak. In werkelijkheid begint het belangrijkste deel van het hele traject pas op de dag na de lancering. Mensen vallen van nature graag terug op wat ze kennen. Zodra de intensieve begeleiding wegvalt, ontstaat bij veel gebruikers de neiging om vertrouwde methodes weer op te pakken. Voor je het weet, duiken er weer verborgen Excel lijstjes op en worden de afgesproken processen genegeerd. Dit is exact het moment waarop de werkelijke adoptie van het systeem plaatsvindt of juist volledig mislukt. In dit artikel ontdek je hoe je de eerste honderd dagen na de implementatie succesvol aanpakt. Je leest waarom change management juist in deze fase belangrijk is en hoe je voorkomt dat je team terugvalt in oude en ongewenste gewoontes.
Waarom nazorg nooit een sluitpost mag zijn
Veel organisaties zien de lancering als de eindstreep. Het budget is grotendeels verbruikt en de projectleden pakken hun reguliere taken weer op. Toch is de fase na de livegang het fundament voor je rendement. Als de gebruikers het systeem niet op de juiste manier omarmen, levert de investering simpelweg niets op.
Tijdens de eerste honderd dagen vormen zich de nieuwe routines. Werknemers lopen tegen praktische problemen aan die tijdens testfases niet aan het licht kwamen. Als ze op dat moment geen snelle en duidelijke ondersteuning krijgen, zoeken ze zelf naar een uitweg. Vaak betekent dit een terugkeer naar de oude manier van werken. Een goede begeleiding in deze periode is daarom erg belangrijk om het vertrouwen in de nieuwe software op te bouwen. Een zorgvuldige softwareselectie vooraf is de basis, maar de adoptie achteraf bepaalt het succes.
Het sluimerende gevaar van de schaduwadministratie
Een van de grootste risico's na een implementatie is de terugkeer van de bekende schaduwlijstjes. Een medewerker vindt een bepaalde handeling in het nieuwe systeem net iets te ingewikkeld en besluit voor het gemak even een eigen overzichtje bij te houden. Voor je het weet, verspreidt deze gewoonte zich over de hele afdeling. Dit ondermijnt de betrouwbaarheid van je data volledig. Change management richt zich op het doorbreken van precies dit gedrag, door te focussen op de mens achter de knoppen.
Change management in de dagelijkse praktijk
Verandering is lastig. Het vraagt tijd en energie van je medewerkers om nieuwe vaardigheden aan te leren. Door actief in te zetten op change management, help je jouw mensen door deze ongemakkelijke fase heen. Dit betekent dat je niet alleen uitlegt op welke knop ze moeten klikken, maar vooral ook waarom die handeling belangrijk is voor het grotere geheel. Hier komt de waarde van de initiële business analyse weer naar boven: de processen zijn immers ontworpen om de organisatie efficiënter te maken, en dat doel moet helder blijven voor de gebruiker.
Wanneer medewerkers begrijpen welk probleem de nieuwe werkwijze oplost, ontstaat er meer draagvlak. Luister daarnaast goed naar hun frustraties. Vaak zit er een kern van waarheid in hun klachten en kan een kleine aanpassing in het proces al een wereld van verschil maken.
De onmisbare rol van key users
Key users zijn je oren en ogen op de werkvloer. Zij spreken de taal van hun collega's en weten precies wat er speelt op de afdeling. Na de livegang is hun rol absoluut belangrijk. Ze fungeren als het eerste aanspreekpunt voor vragen en kunnen direct bijsturen wanneer iemand terug wil vallen op een oud systeem. Zorg er daarom voor dat deze ambassadeurs voldoende tijd en ruimte krijgen om hun collega's te ondersteunen. Ze mogen niet direct opgeslokt worden door de waan van de dag.
Praktische tips om de nieuwe werkwijze te borgen
Hoe zorg je er nu voor dat de nieuwe software echt verankerd raakt in de dagelijkse operatie? Hier zijn enkele direct toepasbare adviezen voor jou en je key users:
- Wees zichtbaar aanwezig op de werkvloer. Loop regelmatig een rondje om te zien hoe mensen met het systeem werken. Soms durven werknemers geen vragen te stellen, maar kun je ze wel helpen als je ziet dat ze vastlopen.
- Vier de kleine successen. Heeft een afdeling voor het eerst een volledige week gewerkt zonder hun oude lijstjes te gebruiken? Zet dit in de schijnwerpers en beloon het gewenste gedrag.
- Plan wekelijkse inloopmomenten. Creëer een vast moment waarop medewerkers laagdrempelig vragen kunnen stellen. Dit verlaagt de drempel om hulp te zoeken.
- Monitor het gebruik actief. Gebruik de data uit je nieuwe systeem om te analyseren wie er achterblijft. Ga met deze personen in gesprek om te ontdekken waar de blokkade zit.
- Ruim de oude systemen op. Maak oude bestanden of applicaties 'read only' of verwijder ze helemaal. Als de achterdeur op slot zit, is vooruitgaan de enige optie.
Blijf scherp op de adoptie
De eerste honderd dagen bepalen de toon voor de komende jaren. Door direct na de lancering te investeren in goede begeleiding en helder change management, voorkom je dat de investering in de nieuwe software weglekt. Blijf in gesprek met je gebruikers, geef je key users de ruimte die ze nodig hebben en wees onverbiddelijk als het gaat om het uitbannen van oude lijstjes. Alleen met blijvende aandacht en een nuchtere aanpak borg je de nieuwe werkwijze definitief in je organisatie.
Inhoudsopgave
Klaar voor de volgende stap in je digitale transitie?
